●  办公室工作管理方法

办公室工作涉及方方面面、上上下下、里里外外，大到辅助决策，小到打水扫地，面对如此繁杂的工作，要想管理有序，提高效能，就必须采取有效的管理方法。

(1)调查研究法

调查研究既是办公室的一项基础工作，又是办公室管理的重要方法。办公室管理要想坚持理论与实际的结合；要想为领导提供对决策有用的信息；要想起草的法规、计划等文件符合

客观实际；要想正确地处理人民群众的来信来访，无一不需要进行调查研究。掌握调查研究的正确方法和有关技巧，不但是办公室领导应该做到的，而且是全体工作人员必须具备的基本工作方法。

办公室进行调查研究的具体步骤是：

①    确定调研题目。

调查研究是一种有目的的活动，题目的选定至关重要，因为它对调查研究起着方向性作用。题目要选择对全面工作有指导意义的；要选取领导和群众普遍关心又迫切需要解决的；要选取那些工作中遇到困难，一时拿不准主意的；要选取对于中心工作具有关键意义的。

②    组织力量。

领导要身体力行，率先调查研究；办公室的秘书部门、研究部门更应该积极行动。，要与有关部门配合开展调查研究，建立调查研究协作网，聘任特约调研员。，

③ 选用科学的调研方法。

比如，专题调查法、普遍调查法、抽样调查法、民意测验法等。调查的形式也是多种多样的，如召开座谈会、现场观摩、问卷答题、个别谈话等等。

④ 调查必须研究。

只有经过办公室人员运用对立统一的观点，采取科学的手段对材料进行归纳、分析、综合等深入细致的研究处理之后，才能得出符合客观实际的结果。

(2) 弹钢琴法

办公室管理也和弹钢琴一样，在总的任务已定的前提下，要学会把握管理的主旋律，通过全体成员的密切配合，才能弹奏办公室管理这部钢琴。

①    要学会统筹全局，把握本质。

管理者要有系统观念，统掌全部键盘，无论哪项工作，无论处于什么位置的人，都要以办公室管理的整体目标为出发点和归宿，在服务上狠下功夫。形成把个人目标自觉地与组织目标结合起来，把局部利益和全局利益结合起来，围绕办公室去协力工作。办公室应通过自己的有效协调，使其他部门的工作都为实现组织的整体目标而开展。

②    抓准抓紧中心。

办公室工作有主有次，有急有缓，有时主要的工作并不一定是急需要办的，急办的工作倒不一定是主要的。所以办公室的各种工作穿插绞合在一起，就要求管理者能够抓住一定时期内的中心工作。为了集中重点力量保证中心任务的完成，在办公室管理中不能平均、分散地使用力量。比如，办公室要准备一个大型会议，那么在一段时间里，就要围绕这个中心工作部署力量，全力以赴地保证会议。

③    坚持抓住中心工作带动一般工作。

办公室管理中，要反对“单打一”的思想和工作倾向，坚持抓中心工作带动一般工作的原则。既要全力以赴抓中心工作，又要分出适当力量兼顾一般正常工作。中心工作和一般工作也不是一成不变的，在不同的条件下它们可以相互转化。当一个中心工作告一段落时，必须按照已经发展变化了的客观情况，及时转换工作中心。

●  办公室人员管理方法

办公室的工作管理主要是对人员的管理，因为办公室管理的最重要对象是人。充分调动工作人员积极性，也就是开启他们的内部动力，是至关重要的，具体做法有：

(1) 心理激励

如何调动人的积极性问题，是管理的激励理论研究的基本问题，也是办公室管理所面临的基本问题。领导作用的成效在于能让人心甘情愿、齐心协力地为实现组织目标而努力工作。要达到这一点，关键在于满足他们的需要，激发工作人员的动机，调动他们的积极性。

办公室领导要充分研究人的心理。学会心理激励的方法。

首先，要认识到激励需要因人而异，其指向和强度均不相同，把握需要的差异性，还必须认识到人的不同层次需要，对症采用激励的手段。同时，还必须认识到人的需要是发展变化的，不同的时期，不同的需要占据着主导地位。要随时根据变化了的需要，采取不同的管理方法，来尽可能满足人们的需要。但是必须注意，管理者的责任在于满足那些正当的、合理的需要，如不讲这些，一味地满足那些不合理的、过分的需要，不但不会提高全体成员的积极性，相反会挫伤积极性。其次，要善于把人们的潜在需要转化成被意识到的动机。要通过思想教育、改善办公条件和生活条件，不断增加每个人的工作分量和变更其__[作内容等方式，使办公室人员对所从事的工作具有新鲜感、挑战性，以此产生强烈的兴趣，来满足每个人的求知欲、探索欲、成就感，长此以往，树立愿意为办公室工作献身的坚强信念，达到提高工作人员积极性的目的。

(2) 加强思想教育

思想教育是凭借真理和科学的力量，运用精神观念的宣传方式，对办公室成员的思想认识、情感和行动产生影响和作用的一种管理方法。   

在办公室管理中运用思想教育的方法，是行之有效的，它有助于全体成员形成正确的政治思想、良好的道德情操和做好工作的责任感，使人们懂得在管理中应该做什么，不应该做什么；应该如何做，不应该如何做。这样的选择是在服从真理和科学基础上所采取的自觉的意志行动，而非屈从于某种权势或迫于经济原因的被动服从。思想教育还有助于正确认识办公室工作在组织中所处的地位和作用，自觉地把本职工作和组织利益联系起来，充分发挥内在的地位和作用，充分发挥内在潜力，产生克服工作困难的勇气和毅力。

进行思想教育的方式是多种多样的，例如，组织学习上级文件、听报告、座谈、讨论、参观考察、调查访问、个别谈心、树立典型、表彰先进等等。要把思想教育渗透于办公室的全体成员和全部活动中去，不仅行政系统要抓思想教育，党、团、工会等系统也都要抓思想教育工作。

●  办公自动化系统的管理

办公自动化系统管理，除了对自动化设备的功能与日常管理之外，在办公室管理方法中还应注意到数据库的开发和应用软件对计算机病毒的防范管理。

中心数据库应该是一个数据库体系。从信息用途上可以划分为专业性数据库和办公信息数据库，从使用方式上可以划分为主机上的共享数据和工作站或微机级的专用数据库，从数据库的实现方式讲可以有集中式数据库和分布式数据库，从信息格式上讲可以有全文式、目录式等数据库。总之，最终建成一个有层次的有结构的、既可以交叉访问、又有安全控制的数据库体系，形成以数据库为中心的办公自动化系统。这个系统通过主机——终端方式或通信网线路，将办公人员同各个数据库联系起来，输入信息、加工信息、传输信息、输出信息，使数据库中的信息系统充分发挥作用，从而提高办公的效率和质量。

目前世界上已知的计算机病毒已达数千种之多，并且还在不断增加。对计算机病毒的侵扰，人们已经找到了一些防范措施，主要有以下几种：

①    提高警惕。

计算机用户应尽量使用原装软件而不用复制软件。不要与别人交换软件，也不要让外人在自己的计算机上用他自带的软盘进行操作。对于配备有计算机系统的机关、企业、事业单位的机房，不能轻易让外人出入，如因维修确需要外人进入机房时，事先要采取安全措施，现场必须始终有人陪同。

②    加强法制。

对于“埋设”病毒和病毒散布者严加惩处。现在，美国已有48个州通过了禁止故意破坏计算机的法律，这对病毒散布者起到一定震慑和遏制作用。

③    使用“计算机疫苗”的基本原理。

在病毒最易藏匿的某些计算机软件控制部位设下保护性程序。当有来因不明的信息企业通过这些部位时，“疫苗”便会出来阻挡，同时发出警告信号，以提请“计算机用户注意”。

④    清除病毒。

计算机一旦受到病毒侵害，可以运用一种特殊的“审查程序”来找出病毒之所在，然后加以清除。最方便的清除方法就是把计算机关掉，以清除所有资料信息，然后再重新建立资料信息库，但要注意，在重新建立资料信息库时一定要使用原厂出品的新软盘，并且在新软盘使用之前要先扫描一遍，看其中是否有来历不明的信号。